Documentos para comprovar transações

Este guia apresenta boas práticas para reunir e manter um conjunto completo de documentos que comprovem de forma clara a natureza comercial e o propósito de uma transação. Ao seguir essas diretrizes e fornecer a documentação de suporte necessária, os clientes da Conduit garantem que suas transações sejam processadas de maneira ágil e sem atrasos.

Informações obrigatórias que o cliente deve fornecer para comprovar o propósito do pagamento:

Fatura, Contrato ou Pedido de Compra
Cada transação deve ser respaldada por um dos seguintes documentos:

• Fatura (Invoice)
• Contrato / Acordo (Agreement / Contract)
• Pedido de Compra (Purchase Order)

Esses documentos devem conter:

• Descrição dos Produtos/Serviços: Explicitar o que está sendo comercializado, com itens, quantidades e preços.
• Partes Envolvidas: Razão social completa, endereços e contatos (incluindo nome da pessoa de contato, e-mail corporativo, telefone e site).
• Termos de Pagamento: Valores definidos, datas de vencimento e formas de pagamento aceitas.
• Assinaturas: Contratos e acordos devem estar assinados por representantes autorizados de ambas as partes.
• Justificativa Comercial: Se o propósito da transação não for evidente, é necessário incluir uma declaração escrita explicando o motivo comercial, assinada por um representante autorizado.

Requisitos para Faturas (Invoices)

Cada fatura deve conter as seguintes informações:

Informações do Vendedor:

• Papel timbrado com os dados da empresa
• Nome legal completo
• Endereço físico
• Dados de contato (site, e-mail, telefone)
• Dados bancários (nome do banco, localização, código SWIFT/número de roteamento, número da conta e titular)

Para pagamentos em criptomoeda: endereço da carteira digital (se aplicável)

Informações do Comprador:

• Nome legal completo
• Endereço físico
• Dados de contato (site, e-mail, telefone)

Detalhes da Fatura:

• Número único da fatura
• Data de emissão
• Condições de pagamento (ex: à vista, 30 dias, pagamento antecipado)

Descrição Detalhada dos Produtos/Serviços:

• Lista detalhada de produtos ou serviços
• Quantidades e preços unitários
• Impostos e valor total

Para transações com bens físicos:

• Peso e dimensões
• Códigos do Sistema Harmonizado (HS)
• Termos comerciais internacionais (Incoterms)
• País de origem (onde os produtos foram fabricados ou os serviços prestados)
• Declarações ou certificações (ex: conformidade com controle de exportação)

Regulamentações específicas por país

• México: As faturas eletrônicas devem conter assinatura digital e código QR com link para o SAT.
• Colômbia: Requer assinatura digital e QR code para validação tributária.
• Outras regiões: Alguns países (Gana, Nigéria, África do Sul, Argentina, Brasil, Chile) exigem carimbos físicos ou assinaturas; outros já adotaram a fatura eletrônica.

Exemplos de faturas:

Tipo de transações

Pagamentos a Fornecedores (Contas a Pagar – A/P):

As faturas devem seguir todos os requisitos listados acima. Garanta que as informações estejam completas para evitar atrasos no processamento e garantir a legitimidade da transação.

Recebimento de Pagamentos (Contas a Receber – A/R):

Clientes que receberem valores de terceiros devem apresentar faturas que justifiquem a transação.

Documentação exigida:

• Faturas emitidas pelo cliente Conduit ou pelo cliente final.
• Mesmos detalhes exigidos para contas a pagar (A/P), garantindo consistência.
• Documentos adicionais para transações com bens, como comprovantes de envio ou entrega.

Documentação Suplementar

Para verificar a transação, a Conduit pode solicitar:

• Comprovantes de transferência bancária ou recibos de pagamento
• Pedidos de compra assinados
• Comprovantes de entrega (rastreamento ou confirmação assinada)
• Demonstrativos de saldo pendente (para pagamentos antecipados ou parciais)
• Contratos de serviços recorrentes (ex: assinaturas)

Transferências Internas (Gestão de Tesouraria – T/M):

Para movimentações entre contas da mesma empresa, é necessário comprovar a titularidade e o propósito da transferência.

Documentação exigida:

• Extratos bancários recentes (últimos 3 meses) comprovando titularidade
• Capturas de tela de carteiras digitais mostrando o titular
• Relatórios financeiros internos documentando as transferências
• Contratos de câmbio ou acordos entre entidades relacionadas
• Comprovante de titularidade da carteira digital para stablecoins

Envio ou Entrega de Bens Físicos

Quando há movimentação de bens, é necessário comprovar o envio ou a entrega.

Documentação exigida:

• Conhecimento de embarque, notas de entrega ou faturas de frete com detalhes do envio
• Comprovantes de entrega (rastreamento ou recibos assinados)

Conformidade com Importação/Exportação

• Documentos que provem o registro da empresa e licenças para operar com importação/exportação
• Comprovantes de atividade comercial (declarações fiscais, certificados de operação)
• Relatórios de due diligence de fornecedores, comprovando legitimidade da contraparte

Documentos Adicionais

Correspondências:
E-mails ou comunicações escritas que demonstrem negociações comerciais ou acordos.

Outros documentos de suporte:
Notas fiscais e recibos relacionados à transação
Relatórios comerciais ou propostas explicando a transação ou o relacionamento entre as partes