Documentación de respaldo para transacciones

Esta guía ofrece recomendaciones para recopilar y mantener un conjunto completo de documentos que permitan establecer con claridad la naturaleza comercial y el propósito de una transacción. Al seguir estas pautas y proporcionar la documentación requerida, los clientes de Conduit pueden asegurarse de que sus transacciones se procesen sin inconvenientes ni demoras.

Información obligatoria que el cliente debe proporcionar para verificar el propósito del pago:

Factura, Contrato/Acuerdo o Orden de Compra

Cada transacción debe estar respaldada por uno de los siguientes documentos:

• Factura
• Acuerdo/Contrato
• Orden de Compra

Estos documentos deben inlcuir:

Descripción de Bienes/Servicios: Indicar claramente qué se está intercambiando, especificando los artículos, cantidades y precios.

Partes Involucradas: Nombres comerciales completos, direcciones y datos de contacto (incluyendo una persona de contacto designada, correo electrónico empresarial, número de teléfono y sitio web).

Términos de Pago: Montos definidos, fechas de vencimiento del pago y métodos de pago aceptados.

Firmas: Los contratos y acuerdos deben estar firmados por representantes autorizados de ambas partes.

Justificación Comercial: Si el propósito de la transacción no es claro, se debe incluir una declaración escrita que explique el motivo comercial, firmada por un representante autorizado.

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Requisitos para Facturas  

Cada factura debe incluir los siguientes datos:

Información del Vendedor

• Membrete con los datos de la empresa
• Nombre legal completo
• Dirección física
• Datos de contacto (sitio web, correo electrónico, número de teléfono)
• Detalles de la cuenta bancaria (nombre del banco, ubicación, código SWIFT/número de ruta, número de cuenta y nombre del titular)
• Para pagos con criptomonedas: Dirección de la wallet (si corresponde)

Información del Comprador

• Nombre legal completo
• Dirección física
• Datos de contacto (sitio web, correo electrónico, número de teléfono)

Detalles de la Factura

• Número de factura único
• Fecha de emisión
• Términos de pago (por ejemplo: pago contra entrega, 30 días, prepago antes de la entrega)

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Descripción Detalla de los Bienes/Servicios

• Desglose línea por línea de los bienes o servicios proporcionados
• Cantidades y precios unitarios
• Impuestos y valor total

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Para Transacciones de Bienes

• Peso y dimensiones
• Códigos del Sistema Armonizado (HS)
• Términos Comerciales Internacionales (Incoterms)
• País de origen (donde se produjeron los bienes o se prestaron los servicios)
• Declaraciones/certificaciones (por ejemplo, cumplimiento de controles de exportación)

Regulaciones Específicas por País sobre Facturación

• México: Las facturas electrónicas deben incluir una firma digital y un código QR que enlace con el SAT para su verificación.
• Colombia: Se requieren firmas digitales y códigos QR para la validación tributaria.
• Otras regiones: Algunos países (Ghana, Nigeria, Sudáfrica, Argentina, Brasil, Chile) requieren sellos físicos o firmas, mientras que otros han adoptado la facturación electrónica.

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Ejemplos de Facturas:

Tipo de Transacciones

Pago a Proveedores (Cuentas por Pagar – A/P)

Las facturas que respaldan pagos a proveedores deben cumplir con los requisitos generales de facturación mencionados anteriormente en esta guía. Es importante asegurarse de que todos los datos necesarios estén incluidos para evitar demoras en el procesamiento y verificar la legitimidad de la transacción.

Recepción de Pagos (Cuentas por Cobrar – A/R)

Los clientes que reciban pagos de terceros deben presentar facturas que justifiquen la transacción.

Documentación Requerida

• Facturas emitidas por el cliente de Conduit o por su cliente.
• Los mismos detalles que las facturas A/P para mantener coherencia.
• Documentación adicional para transacciones de bienes, como confirmaciones de envío o entrega (ver más abajo).

Documentación de Respaldo

Para verificar la transacción, Conduit puede solicitar:

• Confirmaciones de transferencia bancaria o comprobantes de pago.
• Órdenes de compra firmadas.
• Prueba de entrega, como registros de seguimiento de envío o confirmaciones firmadas.
• Detalle del saldo pendiente en caso de pagos anticipados o parciales.
• Contratos de suscripción en el caso de servicios recurrentes.

Transferencias Internas de Fondos (Gestión de Tesorería – T/M)

Para transacciones que impliquen movimientos de fondos entre cuentas controladas por la misma entidad, se debe presentar documentación que demuestre la titularidad de las cuentas y el propósito de la transferencia.

Documentación Requerida

• Extractos bancarios recientes (últimos tres meses) que demuestren la titularidad de la cuenta.
• Capturas de pantalla de wallets digitales que muestren los datos de propiedad.
• Estados financieros internos que documenten los movimientos de fondos.
• Contratos de intercambio de divisas o acuerdos entre entidades relacionadas.
• Prueba de titularidad de la wallet en transacciones con stablecoins.

Documentos de Envío o Entrega de Bienes Físicos

Para transacciones que involucren bienes físicos, se requiere documentación adicional que confirme el envío o la entrega.

Documentación Requerida

• Conocimientos de embarque (Bills of Lading), comprobantes de entrega o facturas de envío que detallen el despacho.
• Prueba de entrega, como información de seguimiento o recibos firmados.

Compliance en Operaciones de Importación/Exportación

• Documentación corporativa que confirme el registro y las licencias comerciales válidas para operar en importación/exportación.
• Prueba de operaciones comerciales, como declaraciones fiscales o certificados que demuestren actividad comercial vigente.
• Informes de debida diligencia del proveedor, que verifiquen la legitimidad de la contraparte.

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Documentación Complementaria

Correspondencia

Documentación de respaldo que aporte contexto comercial adicional:

• Correos electrónicos o comunicaciones escritas que evidencien negociaciones o acuerdos comerciales.

Otra Documentación de Respaldo

• Facturas fiscales y recibos que respalden la transacción.
• Informes comerciales o propuestas que expliquen la operación o la relación comercial.